QUY CÁCH GHI SỐ HÓA ĐƠN CHUẨN THEO NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP VÀ THÔNG TƯ 78/2021/TT-BTC

Post author By Faco
Post date 15/03/2022
No Comments on QUY CÁCH GHI SỐ HÓA ĐƠN CHUẨN THEO NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP VÀ THÔNG TƯ 78/2021/TT-BTC

Quy cách ghi số hóa đơn chuẩn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sẽ có 2 hình thức thể hiện Số hóa đơn của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tùy vào việc doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp nào thì việc thể hiện Số hóa đơn sẽ theo quy ước của Tổ chức cung cấp đó khi thực hiện khởi tạo, phát hành hóa đơn.

Mục lục bài viết

1 2 Hình thức thể hiện Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử
2 Thực tế việc viết số hóa đơn của các doanh nghiệp
3 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH – KIỂM TOÁN FACO VIỆT NAM

2 Hình thức thể hiện Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử

Theo ghi nhận thực tế từ doanh nghiệp, có 02 hình thức thể hiện Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

– Số hóa đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số: 1, 2, 3,…

– Số hóa đơn có định dạng gồm tám chữ số, gồm các số 0 đằng trước: 00000001, 00000002, 00000003,…

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:

3. Số hóa đơn

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Theo quy định tại Điểm a ở trên, Số hóa đơn có một số nguyên tắc sau:

– Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Sau mỗi năm sẽ cấp lại Số hóa đơn từ đầu.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn (Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn khác nhau thì đánh số hoá đơn lặp lại theo nguyên tắc trên).

Theo nguyên tắc này, Số hóa đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số 1.

Tuy nhiên, tại Điểm b được trích dẫn ở trên lại viết: Số hóa đơn không nhất thiết phải theo nguyên tắc nêu trên, mà chỉ cần đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian và có tối đa 8 chữ số.

Theo nguyên tắc này, Số hóa đơn có định dạng gồm tám chữ số, bắt đầu từ số 00000001 cũng không sai.

Thực tế việc viết số hóa đơn của các doanh nghiệp

Căn cứ vào thực tế việc xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các Tổ chức cung cấp khác nhau hiện nay cho thấy:

– Doanh nghiệp xuất hóa đơn với định sạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 thì khi gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường.

– Khi sử dụng thông tin của hóa đơn điện tử đã xuất để tra cứu trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế cũng vẫn cho ra kết quả dù nhập tìm kiếm theo Số hóa đơn là 1 hay 00000001.

=> Như vậy việc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau của các Tổ chức cung cấp có định dạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 vẫn thực hiện bình thường. Khi nhận được hóa đơn từ bên bán có định dạng như trên các doanh nghiệp cũng không phải lo lắng không đúng quy định.

Trường hợp Bộ tài chính hoặc Tổng cục Thuế có hướng dẫn để thống nhất định dạng và cách thức hiển thị Số hoá đơn thì các doanh nghiệp và Tổ chức cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử căn cứ thực hiện.