Thuế TNDN: Hồ sơ cần thiết của một số loại chi phí để đủ điều kiện là chi phí được trừ

Chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN cần phải có hồ sơ cần thiết. Nếu không có hồ sơ cần thiết để chứng minh thì những khoản chi phí đó cũng không đủ điều kiện để được tính là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Dưới đây là một số loại chi phí và hồ sơ cần thiết để chi phí đó đủ điều kiện được tính là chi phí được trừ:

1 Chi phí nguyên vật liệu

Đối với phần chi phí này, doanh nghiệp tự cân đối và xây dựng định mức hao hụt – sử dụng nguyên vật liệu. Định mức này thường được xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ, quản lý tại doanh nghiệp.

Chi phí được trừ bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hoá trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng.

2 Chi phí lãi vay không được trừ và chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ:

• Đối tượng cho vay là cá nhân: Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đi vay. Đồng thời, khi trả lãi vay thì phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên phần lãi chi trả của cá nhân đó;
• Đối tượng cho vay là doanh nghiệp – không phải là tổ chức tín dụng: Khi trả tiền lãi vay, doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hoá đơn;
• Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN:

>> Hợp đồng vay;

>> Chứng từ thanh toán séc hoặc ủy nhiệm chi.

• Đối tượng cho vay là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng: Phải tuân thủ theo lãi suất công bố. Trường hợp này không yêu cầu bên đi vay phải thanh toán qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền mặt;
• Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác. Khi đó, khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế.

3 Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

Chi phí được trừ:

• Các khoản chi cho việc mua tài sản cố định phục vụ cho người lao động tham gia làm việc tại công ty như: nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nội thất, nhà để xe, bể nước sạch…;
• Các khoản khấu hao tài sản cố định đứng tên công ty và tài sản cố định thuê mua tài chính;
• Các phần trích khấu hao nằm trong khung mức quy định của Bộ Tài chính;
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhóm ngành như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Phần trích khấu hao từ nguyên giá là xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp;
• Đối với các doanh nghiệp ngoài 3 nhóm ngành kinh doanh như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Chi phí hợp lý khi tính khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp;

4 Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Chi phí được trừ:

Chi mua hàng hóa, dịch vụ mua vào lập đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng không lập kèm bảng kê chứng từ thanh toán cho người bán trong các trường hợp dưới đây:

• Chi mua hàng hóa là hải sản, nông sản, thủy sản của người đánh bắt trực tiếp;
• Chi mua các sản phẩm là hàng thủ công như: đay, cói, tre, rơm, vỏ dừa của người trực tiếp sản xuất không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Chi mua đất, cát, sỏi, đá của cá nhân tự khai thác;
• Chi mua phế liệu của người trực tiếp thu lượm;
• Chi mua đồ dùng, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ gia đình không trực tiếp kinh doanh.

Điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

• Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu 01/TNDN phải do đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực trước pháp luật;
• Bên bán phải cung cấp CMND/CCCD bản photo;
• Các khoản chi phí thu mua hàng hóa không hóa đơn này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, có thể dùng tiền mặt để chi trả
• Khấu hao với công trình trên diện tích đất sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp;
• Các khoản khấu hao tài sản cố định khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do sản xuất theo mùa vụ: Trong trường hợp nếu tài sản cố định đứng tên thuộc sở hữu của doanh nghiệp và đang sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên phải tạm dừng hoạt động do mùa vụ nhưng tài sản cố định này vẫn tiếp tục được sử dụng để phục vụ sản xuất thì trong quá trình tạm ngưng đó, các khoản trích khấu hao của tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

5 Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

 Chi phí được trừ:

• Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng, nhà kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý;
• Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản cho cá nhân tổ chức có chứng từ và hóa đơn hợp lệ;
• Chi phí thuê nhà, thuê tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Đối với trường hợp trong hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thay tiền thuế thuê tài sản cho cá nhân thì hồ sơ hợp lệ để được tính là chi phí được trừ, bao gồm:

>> Hợp đồng cho thuê;

>> Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê tài sản;

>> Chứng từ nộp thuế thuê tài sản thay cho cá nhân.

• Đối với chi phí sửa chữa trong quá trình thuê tài sản: Nếu trong hợp đồng có ghi rõ bên thuê phải có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian thuê thì khoản chi phí này được tính là chi phí được trừ. Doanh nghiệp được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần nhưng thời gian phân bổ tối đa là 36 tháng;
• Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân: Trong hợp đồng có điều khoản thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng thời, doanh nghiệp đứng ra nộp thuế thay chủ nhà thì doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp phần tiền phải trả cho thuê tài sản và phần thuế nộp thay cho chủ nhà. Doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ khai thay thuế thuê tài sản cho chủ nhà với cơ quan thuế tại nơi phát sinh địa điểm cho thuê.

6 Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

Chi phí được trừ:

• Các khoản chi phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng thỏa thuận lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Phải có chứng từ thanh toán lương kèm chữ ký của lao động.

7 Các khoản phụ cấp như cơm, đồng phục, điện thoại, tăng ca; chi phí công tác; chi phí đóng bảo hiểm tự nguyện

Chi phí được trừ:

• Các khoản chi phụ cấp này phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp;
• Các khoản chi phải có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động;
• Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước.

8 Các khoản phúc lợi cho nhân viên

Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho nhân viên như: các khoản lễ, quà tết, tất niên, liên hoan, du lịch, đám hiếu hỷ, hỗ trợ học tập, hỗ trợ gia đình lao động bị ảnh hưởng thiên tai, lũ lụt…

 Chi phí được trừ:

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Hợp đồng dịch vụ, kinh tế, thanh lý hợp đồng… (ví dụ như hợp đồng ký với công ty du lịch về việc nghỉ dưỡng, du lịch…);
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…;
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên thì phải phải lập hóa đơn GTGT;
• Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

9 Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học…

 Chi phí được trừ:

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp về việc chi thưởng cho sáng kiến, cải cách, nghiên cứu khoa học và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải cách;
• Chi tài trợ nguyên cứu khoa học phải theo chương trình của nhà nước;
• Biên bản xác nhận đầy đủ chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng;
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán;
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng tiền phải có chứng từ chi tiền. 

10 Các khoản trích lập dự phòng

Chi phí được trừ:

• Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phải có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ mua hàng hóa, dịch vụ, xác định được hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp;
• Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Phải có chứng từ gốc hoặc chứng minh được khách hàng nợ chưa trả như hợp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ…;
• Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Phải là chứng khoán đã được niêm yết hoặc đã đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán trong nước mà doanh nghiệp đang đầu tư và giá trị chứng khoán thực tế trên thị trường thấp hơn giá trị mà doanh nghiệp đang đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập báo cáo tài chính;
• Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Phải có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng và thể hiện rõ điều khoản bảo hành, sửa chữa như trong hợp đồng đã cam kết giữa hai bên;
• Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Phải có quyết định, tờ trình của ban lãnh đạo, giám đốc công ty về khoản chi lập dự phòng. 

11 Các khoản chi phí trích trước

Chi phí được trừ:

• Chi phí trích trước phải đúng kỳ hạn và chu kỳ trích;
• Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh sản xuất thực tế và đã ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN nhưng chưa phát sinh chi phí đầy đủ thì được trích trước các chi phí tương ứng với doanh thu đã ghi nhận tính thuế đó. Sau khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ để tính toán xác định lại chi phí thực tế đã phát sinh để điều chỉnh tăng giảm chi phí đã trích;
• Khoản chi phí trích trước về hoạt động sản xuất kinh doanh đã ghi nhận doanh thu nhưng còn phải tiếp tục thực hiện hợp đồng theo nghĩa vụ;
• Những tài sản cố định sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán hàng năm. Sau khi căn cứ chứng từ hóa đơn hợp pháp nếu số chi dự toán nhỏ hơn số chi thực tế thì doanh nghiệp được tính thêm khoảng chênh lệch chi phí này.

12  Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng

 Chi phí được trừ:

• Có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng. Nếu khoản chi mua hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT khi cho, biếu, tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng;
• Kê khai, tính nộp thuế GTGT như hóa đơn xuất bán cho khách hàng;
• Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng được xác định theo giá bán cùng loại hoặc giá của hàng hóa tương đương;
• Khoản chi thực tế phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

13 Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh

Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh đối với hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê.

 Chi phí được trừ:

• Có hợp đồng thuê địa điểm và trên hợp đồng có nêu rõ bên nào chi trả khoản tiền điện nước này;
• Có hoá đơn tiền điện nước;
• Có chứng từ thanh toán tiền điện nước. Trường hợp công ty thanh toán cho chủ cho thuê thì chứng từ thanh toán tiền điện nước phù hợp với số lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty.

14 Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ

Chi phí được trừ:

• Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và khi đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính được phản ảnh riêng biệt trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của công ty mới thành lập chưa đi vào hoạt động. Khi tài sản hoàn thành đưa vào sử dụng thì sau khi bù trừ chênh lệch tăng và chênh lệch giảm sẽ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi hoặc chi phí tài chính nếu lỗ. Thời gian phân bổ không được quá 5 năm kể từ khi công trình được đưa vào hoạt động;
• Trong năm tài chính đối với công ty đang hoạt động ở giai đoạn sản xuất, kinh doanh, đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của công ty thì chênh lệch tỷ giá hối đoái từ các giao dịch bằng ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ sẽ được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi hoặc chi phí tài chính nếu lỗ;
• Chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm phát sinh thu hồi nợ với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận khoản nợ phải thu;
• Chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm phát sinh khoản cho vay với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận khoản cho vay ban đầu.

15 Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt

 Chi phí được trừ:

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt được tính vào khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN nếu:

• Công ty xác định được rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, lũ lụt hay hàng hóa hết hạn sử dụng;
• Có đầy đủ hồ sơ đối với tài sản, nguyên liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay thiên tai lũ lụt, hồ sơ bao gồm:

>> Văn bản giải trình về hàng hóa bị tổn thất gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

>> Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập;

>> Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện pháp luật ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật;

>> Văn bản xác nhận của chính quyền cấp xã nơi xảy ra thiên tai trong thời gian có xảy ra lũ lụt;

>> Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có);

>> Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

• Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

16 Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo, chi phí hỗ trợ dịch covid

 Chi phí được trừ:

• Chi đúng đối tượng chính sách theo quy định pháp luật;
• Chi tài trợ thông qua các cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo chương trình của nhà nước dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn;
• Có hồ sơ xác định khoản tài trợ bao gồm:

>> Biên bản xác nhận khoản tài trợ có chữ ký của đại diện pháp luật công ty và đại diện tổ chức bị thiệt hại hoặc cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ;

>> Hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá hoặc chứng từ chi tiền;

>> Trường hợp chi ủng hộ, tài trợ Covid-19 thì cần có thêm: Biên bản xác nhận ủng hộ, tài trợ cho các hoạt động phòng, chống dịch Covid-19 theo Nghị định số 44/2021/NĐ-CP ký ngày 31/03/2021 của Chính phủ. Một số đơn vị tài trợ như: Ủy ban MTTQVN các cấp; cơ sở y tế; đơn vị lực lượng vũ trang; cơ sở giáo dục; cơ quan báo chí; quỹ phòng, chống dịch Covid-19 các cấp; quỹ từ thiện, nhân đạo.

Trên đây đề cập về hồ sơ cần thiết của một số loại chi phí để đủ điều kiện là chi phí được trừ, được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

 

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH – KIỂM TOÁN FACO VIỆT NAM

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà đa năng Việt Thắng, Đường Hoàng Văn Thụ, Phường Xương Giang, Thành phố Bắc Giang, Tỉnh Bắc Giang, Việt Nam.

Công ty thành viên Bắc Ninh: Tầng 4, khu Trung tâm Thương mại Hoàng Gia, đường Lạc Long Quân, Phường Kinh Bắc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam

Website: https://facovietnam.com

Email: Contact.facovietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/Facovietnam

Khóa học kế toán thuế tại Bắc Giang

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho Doanh nghiệp tại Bắc Giang

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho Doanh nghiệp tại Bắc Ninh

Dịch vụ làm Báo cáo tài chính trọn gói

Dịch vụ kiểm toán cho Doanh nghiệp