Chi phí nhân công thuê ngoài, cách tối ưu thuế và BHXH

Chi phí nhân công thuê ngoài, cách tối ưu thuế và BHXH

Đối với những công ty hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như xây dựng, viễn thông, lâm nghiệp… thì việc phải thuê nhân công ngoài gần như là điều bắt buộc. Vậy hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như thế nào, làm thế nào để chi phí nhân công thuê ngoài được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN, giải pháp nào tối ưu cho Doanh nghiệp và lợi ích Doanh nghiệp có được là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu về nội dung này!

Chi phí nhân công thuê ngoài là gì? Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng

Trước tiên, cần phải hiểu nhân công thuê ngoài là gì? Nhân công thuê ngoài là việc Doanh nghiệp sử dụng sức lao động con người để thực hiện các công việc theo yêu cầu. Chi phí nhân công thuê ngoài được hiểu là số tiền mà Doanh nghiệp phải trả sau khi các nhân công này đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết.

Các phương án thuê nhân công ngoài của Doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
• Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
• Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
• Doanh nghiệp tự tìm nhân công

Hồ sơ của chi phí nhân công thuê ngoài

Với mỗi phương án thuê nhân công, Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ khác nhau. Việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ là vô cùng quan trọng bởi điều này giúp các Doanh nghiệp tránh được rủi ro khi cơ quan thuế quyết toán.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh.

Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo mức thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân.

Về hoá đơn: Cơ quan thuế không cấp hoá đơn 

Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán (có tính chất dịch vụ).
• Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành.
• Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành.
• Chứng minh nhân dân người làm đại diện và của từng lao động trong đội.
• Chứng từ thanh toán tiền mặt/ chứng từ ngân hàng đều được.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh

Về hoá đơn: trường hợp tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ, dưới 100 triệu/năm thì không cần hoá đơn.

Hồ sơ bao gồm: 

• Hợp đồng giao khoán nhân công
• Biên bản nghiệm thu
• Quyết toán khối lượng giao khoán
• Hóa đơn nhân công 

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng

Lưu ý: Trước khi lựa chọn công ty thầu xây dựng, Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác về tình trạng hoạt động kinh doanh, uy tín,…để tránh rủi ro về vấn đề mua bán hoá đơn, doanh nghiệp nợ, trốn thuế.

Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán nhân công
• Biên bản nghiệm thu
• Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
• Quyết toán khối lượng giao khoán
• Hóa đơn VAT
• Ủy nhiệm chi thanh toán ngay

Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công 

Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng khoán việc (mang tính chất dịch vụ), chứng minh thư, Hồ sơ người lao động nếu có
• Bảng chấm công, tính lương.
• Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm không khấu trừ thuế TNCN 10%.

*Điều kiện áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN là người lao động phải có MST tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại 1 nơi, ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.

Giải pháp tối ưu thuế và bảo hiểm xã hội cho Doanh nghiệp

Trước khi đưa ra giải pháp tối ưu cho Doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về ưu và nhược điểm của từng phương án thuê nhân công ngoài.

Không thể đưa ra phương án chung cho tất cả các Doanh nghiệp tuy nhiên có thể xem xét dựa trên ưu điểm, nhược điểm của từng phương án để lựa chọn áp dụng: 

Đối với phương án 1: Tuy phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra và chịu thay người lao động 10% thuế TNCN nhưng bù lại, chi phí mà Doanh nghiệp bỏ ra để thuê nhân công lại khá rẻ. Thủ tục, hồ sơ theo phương án này cũng không quá phức tạp, nếu đúng và đầy đủ, Doanh nghiệp không lo bị truy thu về BHXH và thuế TNCN. Xét về độ an toàn, phương án 1 có thể coi là an toàn nhất.

Đối với phương án 2: Nếu đứng trên góc độ là đội trưởng của nhóm giao khoán, chắc chắn các cá nhân sẽ không muốn đăng ký kinh doanh bởi ngoài phải thực hiện các thủ tục đăng ký, cá nhân sẽ phải trích một số khoản cho người lao động như đóng thuế TNCN, đóng BHXH. Chính vì thế, khi Doanh nghiệp thuê cá nhân kinh doanh cũng sẽ phải bỏ một khoản chi phí lớn hơn so với phương án 1.

Đối với phương án 3: Phương án này tưởng chừng an toàn nhất bởi khi Doanh nghiệp có đầy đủ các hồ sơ cần thiết, việc được tính chi phí hợp lý là điều đương nhiên. Tuy nhiên, chi phí thuê công ty xây dựng khá đắt và Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi quyết định hợp tác, tránh rơi vào trường hợp mua bán hóa đơn dẫn đến bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán thuế.

Đối với phương án 4: So với các phương án khác, phương án này tốn ít chi phí nhất nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro bị truy thuế thu TNCN và BHXH, đồng thời thủ tục, chứng từ khá nhiều, dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán. 

Ngoài mục đích tối ưu các loại thuế, Doanh nghiệp còn phải dựa vào các yếu tố khác như khối lượng công việc, tính chất ngành nghề kinh doanh để lựa chọn phương án thuê nhân công phù hợp.

VD: Doanh nghiệp xây dựng, dự án kéo dài trong nhiều năm với số lượng nhân công lớn. Để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình cũng như quản lý tốt lao động, Doanh nghiệp nên thuê khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh hoặc thuê công ty thầu xây dựng.

Một số Doanh nghiệp bị nhầm lẫn giữa phương án 1 và phương án 4, tức là Doanh nghiệp khoán cho một cá nhân không kinh doanh nhưng kế toán vẫn tiếp tục làm cam kết thu nhập theo mẫu 02 cho những lao động chỉ có thu nhập ở một nơi. Như vậy, Doanh nghiệp sẽ không khấu trừ 10% thuế TNCN của những lao động này. Cần lưu ý, khi Doanh nghiệp đã khoán việc cho 1 cá nhân không kinh doanh thì Doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN của tất cả các lao động trong đội đó không phân biệt lao động đó có thu nhập ở nhiều nơi hay không.

Nguồn : https://amis.misa.vn/30065/hach-toan-chi-phi-nhan-cong-thue-ngoai/

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH – KIỂM TOÁN FACO VIỆT NAM

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà đa năng Việt Thắng, Đường Hoàng Văn Thụ, Phường Xương Giang, Thành phố Bắc Giang, Tỉnh Bắc Giang, Việt Nam.

Công ty thành viên Bắc Ninh: Tầng 4, khu Trung tâm Thương mại Hoàng Gia, đường Lạc Long Quân, Phường Kinh Bắc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam.

Website: https://facovietnam.com

Email: Contact.facovietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/Facovietnam

Khóa học kế toán thuế tại Bắc Giang

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho Doanh nghiệp tại Bắc Giang

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho Doanh nghiệp tại Bắc Ninh

Dịch vụ làm Báo cáo tài chính trọn gói

Dịch vụ kiểm toán cho Doanh nghiệp