TIN TỨC Tin tức tổng hợp

Việc tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023 được quy định như thế nào?

Post author By Faco
Post date 09/04/2023
No Comments on Việc tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023 được quy định như thế nào?

Mục lục bài viết

1 1. Trường hợp nào phải tiêu hủy tài liệu kế toán?
2 2. Hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023
3 3. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023
4 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH – KIỂM TOÁN FACO VIỆT NAM

1. Trường hợp nào phải tiêu hủy tài liệu kế toán?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Như vậy, những tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Lưu ý: Hiện nay, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

– Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

– Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

– Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

2. Hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023

Căn cứ vào quy định tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như:

– Đốt cháy;

– Cắt;

– Xé nhỏ; hoặc

– Hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Bên cạnh đó, đơn vị kế toán khi tiêu hủy tài liệu kế toán cần lưu ý 02 vấn đề sau:

– Việc tiêu hủy tài liệu kế toán được thực hiện theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

– Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì phải do đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023

Trong năm 2023, đơn vị kế toán thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán theo thủ tục được quy định tại Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Bước 1. Thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

Trong đó, thành phần Hội đồng gồm:

– Lãnh đạo đơn vị kế toán;

– Kế toán trưởng;

– Đại diện của bộ phận lưu trữ; và

– Các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

Bước 2. Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

Bước 3. Lập “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”

“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.